Salle du conseil municipal
45 rue des Saules, Notre-Dame-de-la-Salette
Administrateurs présents :Guy Bernard, Marquis Bureau, André M. Chamberland, Céline Duval, Josée Morin, Urbain Boucher, André Chamberland et Élizabeth Paulet, CLD
Administrateurs absents :
Daniel Malette
Citoyens présents :
Aucun
1. Adoption de l’ordre du jour
L’ordre du jour est défini et adopté par consensus.
2. Retour sur la dernière rencontre
Un bref retour sur la dernière rencontre du comité de citoyens est fait à l’intention des administrateurs qui étaient absents.
3. Dépôt d’une lettre de la municipalité
Marquis Bureau dépose une lettre de remerciement de la part du maire de Notre-Dame-de-la-Salette.
4. Démarches relatives au fonctionnement du comité
a. Assurances responsabilité civile
Josée Morin a contacté deux compagnies d’assurance :
Promotuel :
-Expérience avec des organismes à but non lucratif;
-Prime estimée à 1 000 – 1 500 $ / année (la soumission formelle devrait être reçue sous peu).
Assurancia :
-Réception du formulaire pour soumission;
-Josée Morin va remplir le formulaire et obtenir la soumission.
Guy Bernard et André Chamberland vont également vérifier auprès d’autres compagnies d’assurances.
Urbain Boucher va vérifier auprès du maire s’il est possible d’avoir une avance de fonds afin de payer la prime d’assurance.
b. Compte bancaire – Desjardins
La résolution désignant André M. Chamberland et Marquis Bureau comme signataires de la Corporation du village agricole modèle de Notre-Dame-de-la-Salette pour tous documents relatifs aux transactions financières, aux ententes avec les bailleurs de fonds et tout autre document nécessitant une approbation officielle est adoptée et signée.
Le formulaire de la Caisse Desjardins pour une demande de changement de signataires est rempli et signé.
André M. Chamberland apportera les deux documents à la Caisse.
c. Annonce des rencontres du comité de citoyens
Étant donné l’ouverture des rencontres à l’ensemble des citoyens, il est convenu d’afficher les dates des prochaines rencontres (1 mois à l’avance) dans le bulletin municipal.
5. Comité de démarrage – maison des jeunes
Normand Veillette, répondant de la Table jeunesse des Collines-de-l’Outaouais pour le dossier de comité de démarrage d’une maison des jeunes à Notre-Dame-de-la-Salette, a affirmé à Élizabeth Paulet qu’aucun modèle de maison des jeunes ne serait imposé au comité de démarrage et que ce dernier aurait une grande latitude quant aux idées proposées.
André Chamberland et Josée Morin sont désignés pour représenter le comité de citoyens sur le comité de démarrage de la maison des jeunes. Élizabeth Paulet communiquera cette information au maire.
6. Bilan financier
André M. Chamberland dépose au comité un bilan financier préliminaire. Beaucoup d’information sont manquantes. André M. Chamberland va s’assurer d’obtenir tous les relevés de compte pour l’année 2008 et communiquera avec Élizabeth Paulet pour certaines questions spécifiques aux retraits et aux dépôts.
Les relevés de compte disponibles indiquent de nombreux frais fixes d’utilisation, étant donné que le solde du compte est inférieur à 1 999.99 $. Josée Morin mentionne qu’en tant qu’organisme à but non lucratif, il est possible de réclamer ces frais à la fin de l’année. Le comité doit faire les démarches auprès de Lise Fillion de la Caisse populaire de la Basse-Lièvre.
Par ailleurs, tous les documents relatifs à la Corporation du village agricole modèle de Notre-Dame-de-la-Salette se trouvent au CLD des Collines-de-l’Outaouais, ce qui ne facilite pas l’accès à l’information et la justification des transactions. Marquis Bureau va vérifier auprès du maire la possibilité d’avoir un classeur verrouillé à la municipalité.
Élizabeth Paulet vérifiera auprès du Registre des entreprises du Québec si un bilan financier pour 2008 doit leur être remis.
7. Organisation de la rencontre avec les sous-comités (18 février 2009)
a. Buts de la rencontre
-Rassembler et informer les citoyens;
-Identifier des priorités de travail à partir du compte-rendu du forum citoyen.
b. Résultats attendus
-Bilan des activités et des démarches du comité de citoyens;
-Priorités de travail;
-Mise sur pied des groupes de travail et établissement de leur fonctionnement.
c. Personnes ressources
Le comité identifie des personnes ressources – des antennes – qui feront le lien entre le comité de citoyens (les administrateurs) et les différents groupes de travail :
-Agriculture et foresterie (Céline Duval)
-Vie citoyenne (Marquis Bureau)
-Villégiature (Guy Bernard et André M. Chamberland)
-Jeunesse (André Chamberland et Josée Morin)
-Comité de gestion des sentiers de la flore forestière (Daniel Malette)
d. Personnes visées
Les personnes invitées à cette rencontre sont :
-les personnes ayant manifesté leur intérêt à participer à un sous-comité (liste);
-l’ensemble des citoyens;
-les personnes ciblées par les personnes ressources des groupes de travail.
e. Éléments de logistique
-Urbain Boucher va faire la demande pour réserver l’école de la Montagne le 18 février 2009 de 19h à 21h;
-Marquis Bureau va faire l’ébauche du programme de la rencontre;
-Marquis Bureau va fournir un gabarit de travail et une méthode pour la mise sur pied des groupes de travail et l’identification des priorités;
-Les personnes ressources vont téléphoner aux personnes potentiellement intéressées à participer à leur groupe de travail respectif;
-Céline Duval va mettre une annonce dans le bulletin municipal de février.
8. Prochaine rencontre
Mercredi, 18 février 2009, 19h à 21h à l’école de la Montagne.
9. Clôture de la rencontre
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